Как переехать в новый офис без лишних издержек

Этапы подготовки

Для того, чтобы организовать переезд офиса организации необходимо подойти к этому вопросу со знанием дела.

Компания «Деликатный переезд» https://spb-pereezd.ru/ предоставляет высококачественные услуги переезда физическим лицам и предприятиям различных форм собственности.

Особое внимание стоит уделить подготовке к переезду. Даже если вы решили заказать офисный переезд, мувинговая компания не сможет выполнить ряд задач по объективным причинам.

Условно можно выделить несколько этапов, связанных с грузоперевозкой компаний, а именно

  • принятие решения;
  • выбор специализированной компании, осуществляющей грузоперевозки;
  • подготовка к переезду;
  • переезд и обустройство в новом помещении.

Для начала необходимо решить все организационные вопросы. Решение о переезде принимает руководство компании. При этом директор организации может принять такого рода решение самостоятельно, либо посоветовавшись с работниками. Причин для смены месторасположения офиса компания может быть множество, среди которых: покупка собственного помещения; сокращение или увеличение числа работников; срок действия договора аренды подошел к концу и др.

Смена местонахождения — это всегда волнительное событие. Предупредить работников необходимо минимум за 2 недели до предстоящего переезда. Также предварительно надо извести все обслуживающие организации. О смене расположения офиса необходимо известить всех постоянных клиентов.

Особенности офисного переезда компании

Тот, кто сталкивался с подобным событием, прекрасно знает, насколько важно тщательно спланировать каждый свой шаг, ведь никто не хочет растягивать на несколько дней офисный переезд. Все хотят осуществить эту процедуру срочно и недорого.

Именно поэтому при переезде должны быть соблюдены следующие условия: оперативность, безопасность перевозки, надёжность транспорта, высокий уровень обслуживания. И, безусловно, важным вопросом является стоимость грузоперевозки. Любая компания стремится уложиться в отведённый для этих целей бюджет.

Услуга офисный переезд с грузчиками состоит из подготовки к перевозке столов, кресел, шкафов, документов и техники, документов, их доставку на новое место и последующее размещение в новом офисе. От правильной и компактной упаковки необходимых для работы вещей зависит безопасность и скорость их транспортировки в другое помещение.

Осуществить грузоперевозки можно разными способами: на своем личном транспорте или транспорте сотрудников компании, либо с помощью транспортных компаний. О том, как найти грузоперевозчика, я рассказывал в статье Грузоперевозки по Украине – популярные сайты грузоперевозок. Практически каждая компания-перевозчик способна предоставить для доставки офисных вещей свои транспортные средства. Как правило, это будут старые добрые Газели.

Преимущества обращения к профессионалам

Переезд офиса должен проводиться ускоренно, без ущерба деятельности организации, меняющей адрес. Самостоятельные действия в этом плане не приветствуются. Особенно если организация большая. Наиболее удобным вариантом становится привлечение профессионалов – мувинговых компаний. В этом есть несколько больших плюсов:

1. Помощь мувинговых компаний значительно облегчает задачу. Профессионалы-муверы, работающие в таких компаниях, знают, как совершить перевозку офисной техники, как организовать офисный переезд под ключ. Знают правила упаковки мебели, ее погрузки. В услуги муверов входит помощь в комфортном размещении в новом офисе.

2. Профессионалы работают по фиксированным расценкам. Расчет стоимости включает:

  • предоставление упаковочных материалов;
  • работу по разборке мебели, упаковке предметов;
  • проведение выноса, погрузки;
  • доставку до места назначения;
  • выгрузку и подъём.

3. Компании перевозчики обладают необходимыми ресурсами, надёжны. Быстро и грамотно организуют переезд из одного офиса в другой, предоставят необходимый транспорт. Профессиональные муверы (грузчики) оперативно выполняют поставленные задачи, гарантируют сохранность состояния перевозимых предметов.

Как избежать проблем при офисном переезде

Вряд ли можно предусмотреть буквально всё в процессе офисного переезда. Но если действовать грамотно и предусмотрительно, целого ряда проблем действительно удастся избежать. На этот счёт специалисты дают несколько полезных и важных советов.

Внимательно выбирайте дату переезда. Сложнее всего найти специалистов перед праздничными выходными, в конце квартала, а также в конце и начале месяца. В этот период муверы загружены заказами, а потому на вас попросту не останется свободного времени, грузчиков или машин. Если планируете переезжать именно в эти дни, звонить и договариваться следует заранее, минимум за 2 недели. Избегайте вечерних переездов. Это связано не только с плохой видимостью на дорогах. Основная проблема заключается в усталости самих сотрудников мувинговой компании. Грузчики за целый день снесли и занесли огромное количество вещей Падает уровень физической силы, выносливость, рассеивается внимание и концентрация. Хорошо, если за повреждённое имущество предусматривается компенсация Но ещё лучше, если все вещи будут перевезены в целостности и полной сохранности. Плюс перевозка утром и днём снижает вероятность повреждения мебели, а также утери офисных принадлежностей. Делайте предварительный заказ на услуги мувинговой компании. Минимум за неделю. Это позволит самому грузоперевозчику подготовить необходимую именно для перевозки вашего офиса технику, а также выделить соответствующих исполнителей.

Особенно важно предварительно заказывать переезд, если кроме перевозки нужно разобрать, собрать мебель, подключить оборудование и пр. Избегайте сотрудничества с компаниями, услуги которых существенно ниже конкурентов. Низкая цена обычно подразумевает соответствующее низкое качество услуг.

Плюс по ходу переезда всплывает широкий список дополнительных затрат, которые в итоге заставляют платить клиента ещё больше, чем у мувера с отличной репутацией. Рассмотрите сразу несколько подходящих вариантов перевозчиков. Основной упор стоит сделать на качество обслуживания. Если вам неохотно отвечают на вопросы, допускают халатность ещё при оформлении заказа, записывают всё буквально на коленке и не готовы принять в своём офисе, наверняка это обычная бригада грузчиков с одной машиной, которые скрываются за яркими объявлениями, несуществующим офисом и красиво оформленным сайтом-визиткой. Изучайте сайт компании. Практически все современные организации, включая мувинговые компании, с целью продвижения и привлечения новых клиентов создают собственные сайты. Но у многих это самые дешёвые онлайн страницы, предлагающие минимум информации и возможностей. Если вы не можете получить ответы на основные вопросы с помощью сайта, и вам предлагают всё решать в телефонном режиме, стоит задуматься об уровне профессионализма этой компании. Посетите офис перевозчика лично. Это особенно важно в ситуациях, когда требуется осуществить масштабный переезд и перевезти дорогостоящее оборудование, мебель и ценные бумаги. Если компания не зарегистрирована как юридическое лицо, не даёт никаких гарантий и не подписывает договор с клиентом, с ней лучше не связываться. Изучайте пункты договора, связанные со страховкой. Лишь единицы будут принимать на себя финансовую ответственность за повреждение офисного имущества. Чаще всего страхуются только риски, связанные с транспортировкой. Но они не распространяются на погрузо-разгрузочные работы. Проверьте соответствие ценовой политики и качества предлагаемых услуг уровню других компаний в вашем регионе. Если предлагают слишком низкие цены, это подозрительно. Перевозка офиса является затратной процедурой на мувера, поскольку задействуется рабочая сила, техника, упаковочные материалы и пр. Дёшево переезд не может стоить по определению. Не верьте отзывам, которые оставлены на официальном сайте перевозчика. Зачастую все комментарии тщательно контролируются, либо заполняются самими сотрудниками, формируя тем самым положительную репутацию. Если интересуют реальные отзывы, обращайтесь на независимые ресурсы, а также общайтесь с людьми, которые заказывали у них переезд.

Эти правила и советы нельзя назвать сложными. Соблюдать и выполнять их может каждый. Зато это позволит упростить и минимизировать риски, связанные с офисным переездом и наймом недобросовестных перевозчиков. Объективно офисный переезд значительно сложнее, нежели квартирный. Здесь есть свои нюансы, тонкости и подводные камни. Если знать о них заранее, поменять место деятельности сотрудников компании можно быстро, качественно и с минимальными затратами.

Упаковка офисной мебели

Этот процесс важно провести так, чтобы не произошла какая-либо путаница, и каждый сотрудник компании смог бы быстро найти свои вещи в новом офисе. Необходимо выполнить следующие условия:

  • подготовить коробки, в которые работники проведут упаковку личных предметов;
  • упаковка папок с документацией, канцелярских принадлежностей сопровождается маркировкой коробок. Аналогично поступают с мебелью, указывают на шкафах и столах номера рабочих мест, принадлежность к отделам;
  • оргтехника отключается от электропитания. Для нее подбираются коробки с соответствующими размерами. Для оборачивания компьютерных мониторов используют воздушно-пузырьковую пленку. Провода аккуратно складывают с техникой. На коробки ставят маркировку;
  • если в офисе есть живые растения, то их перевозят в открытых коробках. В холодное время их доставку до офиса можно совершить на легковом автомобиле.

Основные этапы офисного переезда

Следует отметить, что переезд офиса включает в себя несколько этапов:

Первый этап состоит в определении фронта работ. Необходимо учесть перечень и свойства перевозимых вещей. Это позволит правильно подобрать необходимые с точки зрения безопасности перевозки упаковочные материалы. Далее следует тщательно упаковать документы и вещи, маркируя их в соответствии с типом и сферой применения.

Второй этап заключается в демонтаже офисной мебели и оборудования, а также их подготовку к перевозке. К примеру, компьютеры и оргтехника требуют особо бережного обращения, поэтому их следует упаковывать в специальные контейнеры, чтобы их доставить в целости и сохранности. Теперь переходим к личным вещам сотрудников. Их необходимо упаковывать в индивидуальные короба, на которых следует обязательно наклеить стикер с указанием ФИО сотрудника и номера кабинета. При офисном переезде растения желательно упаковать в картонные короба. Их транспортировка требует обязательного учета температурного режима. Перевозка мебели – это тоже ответственный момент, о котором я описывал в предыдущей статье.

Третий этап – транспортировка. Здесь важна оперативность. Грузовой автомобиль должен быть подан в четко оговоренное время. По приезду его должны начать загружать. Многие компании предлагают услуги грузчиков, которые быстро и грамотно выполнят все погрузочно-разгрузочные моменты. Естественно, работа грузчиков оплачивается по отдельному тарифу. Водитель должен иметь при себе всю необходимую документацию – заполненные путевой лист и ТТН.

Четвертый этап – разгрузка, подъем вещей на соответствующий этаж, а также распаковка. Согласно договору, грузчики транспортной компании могут также выполнить монтаж офисной мебели и размещение в новом помещении оборудования.

Как видим, в офисном переезде нет ничего сложного. Главное, действовать слаженно и четко!

Подбор машины для офисного переезда

Собственный транспорт вряд ли может справится даже с такой простой задачей, как транспортировка пары шкафов. Ведь большинство людей не располагают грузовым автомобилем с достаточно вместительным для этого кузовом. В то время, как у нас есть целый автопарка, который состоит их подходящих машин. К вашим услугам грузовики на любой вкус, цвет и бюджет. Начиная от компактных газелей и заканчивая огромными фурами. Но, для офисного переезда обычно вполне достаточно простого пятитонника, габаритные размеры которого находятся где-то посередине между этими двумя. Часто клиенты думают, что услуги переезда по карману только обеспеченным людям. К счастью это не так и наши цены вполне доступным даже тем, кто располагает ограниченными средствами. И это не в ущерб уровню сервиса.

Поделитесь в социальных сетях:FacebookTwitterВКонтакте
Напишите комментарий