Общая информация
Форма 2-НДФЛ присутствует практически в каждом перечне документов, который прилагается к заявлениям на предоставление налогового вычета, на получение кредита, для подтверждения права на соцльготу и прочее. Для человека далекого от работы с бумагами бывает не сразу понятно, что требуют от него чиновники. Расшифровка аббревиатуры упрощает понимание:
- НДФЛ (налог с доходов физических лиц) – показывает, что документ имеет отношение к размеру заработка работников и суммам удержанного подоходного налога;
- цифра 2 – указывает порядковый номер формы в альбоме фискальной отчетности (к примеру, по состоянию на 2021 год актуальными остались отчеты 3-НДФЛ, 4-НДФЛ и 6-НДФЛ).
Порядок составления и предоставления данных о денежных поступлениях у граждан утвержден Приказом ФНС № ММВ-7-11/566@. С 2019 года в нем разделили такие понятия как 2-НДФЛ и справку о доходах:
приложение 5 – определяет форму, которая выдается по требованию самого наемного работника (например, для получения вычета, пособия по безработице или другой выплаты).
Виды 2-НДФЛ: для ИФНС и для работника
С отчетности за 2021 год справка 2-НДФЛ составляется по двум разным формам:
Для ИФНС — справка о доходах и суммах налога физического лица (форма 2-НДФЛ).
Справку, сдаваемую в ИФНС, существенно изменили: убрали часть полей, изменили структуру. Если ранее она состояла из 5 разделов, то теперь она включается в себя вводную часть, разделы 1, 2, 3 и приложение, в котором помесячно указываются доходы и вычеты, выданные сотруднику в привязке к конкретным кодам. Справка для налоговой имеет сокращенное наименование «форма 2-НДФЛ» и КНД 1151078.
Для работника — справка о доходах и суммах налога физического лица.
Штраф за несдачу, опоздание справки 2-НДФЛ
Если вовремя не представить справку по форме 2-НДФЛ, инспекция может оштрафовать. По статье 126 Налогового кодекса РФ. Штраф составляет 200 руб. за каждый документ, который вовремя не сдан.
Своевременная подача электронных справок по форме 2-НДФЛ, заполненных с ошибками, не влечет штрафа за непредставление сведений.
Кроме того, за непредставление или несвоевременное представление справки 2-НДФЛ по заявлению налоговой инспекции суд может применить административную ответственность (ст. 15.6 КоАП) в виде штрафа в размере:
- для граждан – от 100 до 300 руб.;
- для должностных лиц – от 300 до 500 руб.
Программа применяется для подготовки налогоплательщиком ВСЕХ машиночитаемых форм документов. Налоговой и бухгалтерской отчетности. Документов, используемых при учете налогоплательщиков. При представлении в налоговые органы. А также для подготовки и выгрузки файлов любой налоговой отчетности!
Справка 2-НДФЛ: что это такое и как она выглядит
Справка 2 НДФЛ – это отчет, составленный по каждому конкретному работнику предприятия, и содержащий следующие сведения:
- сумму выплаченных сотруднику налогооблагаемых доходов: заработной платы, премиальных выплат, оплаты листков нетрудоспособности, иных вознаграждений;
- размер начисленного, удержанного и перечисленного в бюджет налога на доходы физического лица;
- предоставленные работнику налоговые вычеты.
С 2019 года введен обновленный формат подачи справки, который утвержден приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Нововведением служит то, что раньше применялся единый бланк 2 НДФЛ, а теперь используется две разные формы: первая предназначена для организаций, отправляющих данные в ФНС (содержит два листа: основной и приложение), вторая – выдается работнику по его требованию (состоит из одностраничного бланка).
Приведем пример: торгово-сервисная компания «Ритм» занимается заправкой картриджей и продажей канцелярской и офисной продукции. За 2018 год бухгалтер заполнил справки по форме 2 НДФЛ на каждого сотрудника, с помесячной разбивкой в приложении. Готовые сведения за истекший год были поданы в налоговую инспекцию в марте 2019 года. Затем, в августе, продавец Якимова подала заявление на увольнение. При окончательном расчете по зарплате ей была предоставлена справка 2 НДФЛ за период с января по август 2019 года.
Обратите внимание! Если работник запрашивает подтверждение доходов за несколько предыдущих лет, например, за 2 года, то справки выдаются в той форме, которая применялась в эти периоды. То есть за 2017 год нужно подготовить отчет по старой, а за 2018 – по новой форме
Преобразования справки 2 НДФЛ, по сравнению с предыдущей версией, состоят в следующем:
Старая форма | Новая форма |
Содержит 5 разделов. | Состоит из 3 разделов и приложения. |
Шапка документа и раздел 1. | Заменены титульным листом. В шапку добавлены ИНН и КПП работодателя. |
Раздел 2 «Данные о физлице». | Данные включены в раздел 1. Отменен реквизит «ИНН в стране гражданства». |
Раздел 3 «Доходы, облагаемые по ставке 13%». | Выплаченные доходы и предоставленные вычеты с разбивкой по месяцам заносят в приложение. |
Раздел 4 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты». | Заменен разделом 3 с тем же названием. Описания вида уведомления на вычет заменены кодами на вычеты, добавлена запись о подтверждении достоверности и полноте сведений, указанных в справке. |
Раздел 5 «Общие суммы дохода и налога». | Заменен разделом 2 с тем же названием, добавлено указание «по итогам налогового периода». |
Таблица 1. Различия между старым и новым образцом формы 2 НДФЛ
Новая форма, предназначенная для отправки в ФНС, разработана машиночитаемой. Это позволит облегчить и ускорить процесс проверки отчетности налоговой службой.
Основной лист справки для налоговой выглядит следующим образом:
Форма 2 НДФЛ (1 лист бланка)
Дополнительный лист – приложение к справке, отражает полученные за каждый месяц доходы сотрудника и предоставленные ему вычеты, также указываются соответствующие коды.
Форма 2 НДФЛ (приложение)
Справка, предназначенная для работников, имеет такой вид:
Форма 2 НДФЛ (для работников)
В новом формате справки для работников поменялось наименование. Теперь документ называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица».
Значительных изменений эта форма не претерпела, из нее исключили реквизиты, не требующиеся физическим лицам.
Образец заполнения
Теперь рассмотрим, как заполняется справка 2-НДФЛ на примере ООО «Clubtk.ru». Организация сдает отчет на работника Воронова А.В. Для его заполнения необходимо следовать инструкции:
- В общих сведениях все довольно просто: ИНН, КПП, наименование организации или ИП, отчетный год, код ИФНС, код реорганизации и ИНН, КПП реорганизованной организации, код ОКТМО, телефон.
- Номер справки — это порядковый номер направленной в отчетном периоде формы.
- Признак (1, 2, 3, 4) — указывают в зависимости от оснований сдачи документа.
- Номер корректировки: 00 — первичная, 99 — аннулирующая. Все остальные от 01 до 98 — корректирующие отчеты.
- Данные о налогоплательщиках указывают из имеющихся у налогового агента документов.
- В разделе «Ставка налога» необходимо указать процент, по которому удержан НДФЛ. На сегодняшний день существуют четыре ставки: 13, 15 и 30 и 35%, но в 2020 году действовали только три (15% с суммы дохода, превышающей 5 млн руб., введена с 2021 года). Наиболее распространена ставка 13%. Применяется она для работников, имеющих статус резидента РФ.
- Сведения о суммах дохода и рассчитанном, удержанном налоге берут за весь отчетный период.
- Код вида уведомления (при условии, что выдано уведомление):
- цифру 1 ставят, если налогоплательщику выдано уведомление о праве на имущественный вычет;
- цифру 2, если налогоплательщику выдано уведомление о праве на социальный вычет;
- цифру 3, если налоговому агенту выдано уведомление, подтверждающее право на уменьшение подоходного налога на фиксированные авансовые платежи.
- Приложение заполняется по месяцам, в которых выплачивался доход или предоставлялся вычет.
ВАЖНО!
Если компания начала работать не с начала года или не выплачивала какой-то период вознаграждения физлицам, она сдает справку с указанием сведений только за те месяцы, когда имелись выплаты или предоставлялись вычеты. В таком случае порядок заполнения бланка и образец 2-НДФЛ за 10 месяцевили другой срок идентичны.
Предоставление 2-НДФЛ
Справка о доходах лица, имеющего официальное трудоустройство, выдается главой организации, предприятия, частной компании. Работодатель предоставляет документ в ФНС в обязательном порядке или сотруднику по его письменному заявлению.
Таблица 1. Порядок и описание представления документа.
Объект выдачи | Федеральная налоговая служба | Работник | |
Информация о доходах каждого работника в течение года | Информация о прибыли работника, с которого не взимались налоги на протяжении года | Сведения о доходах по собственному желанию | |
Основание | Обязательное требование по ст. 230 НК РФ | Обязательное требование по ст. 226 НК РФ | Письменный запрос по п.3 ст. 230 РФ, ст. 62 ТК РФ |
Количество экземпляров | Один | Два: один в ФНС, второй – сотруднику организации | Указанное в заявлении |
Оформление справки | Оригинал | Оригинал | Оригинал |
Период предоставления | До 1 апреля истекшего календарного года | До 1 марта истекшего налогового периода, когда произошел инцидент | 3 рабочих дня |
Способ представления |
|
|
|
Работодатель обязан представить справку только сотруднику, с которым подписан трудовой договор. Для военнослужащих, заключивших контракт, налоговым агентом выступает государство. Представление НДФЛ формы 2 осуществляется в Едином расчетном центре Минобороны России.
Приложение
Поля приложения к справке заполните так:
Поле | Что указать |
---|---|
«Месяц» | Порядковый номер месяца |
«Код дохода» | Код дохода согласно приложению 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387. Если для дохода нет отдельного кода, укажите код 4800 (письмо ФНС от 19.09.2016 № БС-4-11/17537) |
«Сумма дохода» | Сумму начисленного и фактически полученного дохода физлицом в этом месяце |
«Код вычета» | Код согласно приложению 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387 |
«Сумма вычета» | Сумму предоставленного вычета. Она не может превышать сумму соответствующего дохода |
Перечень вычетов, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ, смотрите в таблице (.pdf 220Кб).
В приложении показывайте профессиональные налоговые вычеты (ст. 221 НК). Вычеты в размерах, предусмотренных статьей 217 НК. А также суммы, уменьшающие налоговую базу в соответствии со статьями 213.1, 214, 214.1 НК.
Если к одному виду доходов можно применить несколько вычетов, то первый вычет укажите после дохода в полях «Код вычета» и «Сумма вычета», второй – строкой ниже и т. д. При этом поля «Месяц», «Код дохода» и «Сумма дохода» перед вторым и следующими вычетами не заполняйте.
Справка по форме 2-НДФЛ — где скачать образец
Бланк, сдаваемый в ИФНС:
Заполнить отчет вам поможет образец от «КонсультантПлюс». Посмотреть его можно бесплатно, оформив пробный доступ к системе.
2. Бланк, выдаваемый сотруднику:
Образец заполнения этой справки также можно посмотреть в «КонсультантПлюс», бесплатно, оформив пробный доступ.
Кроме того, с нюансами формирования 2-НДФЛ поможет разобраться наша рубрика «Справка 2-НДФЛ».
Важно правильно заполнить справку 2-НДФЛ. Как это сделать, детально разъяснили эксперты «КонсультантПлюс»
Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Как получить справку 2-НДФЛ через Госуслуги
Если нужны сведения за периоды до 2021 года, но не хотите обращаться к работодателю, то закажите справочные документы на портале государственных услуг. В информации об услуге указано, сколько делается справка 2-НДФЛ через Госуслуги: ее оформляют в режиме реального времени. Ждать документы несколько дней не придется.
Пошаговая инструкция, как заказать сведения.
Шаг 1. Авторизуйтесь в личном кабинете на портале Госуслуг. Введите логин и пароль.
Шаг 2. Найдите нужную услугу через меню поиска или робота-помощника. Введите название документа, и система автоматически предложит доступные услуги.
Шаг 3. Запросите документы.
Система начнет поиск данных. Как только сведения появятся, пользователь получит уведомление. Точного времени, сколько ждать справку 2-НДФЛ через Госуслуги, нигде не указано, но обычно сведения готовят в течение 15 минут. А работодатель формирует аналогичный документ в течение 3 рабочих дней после получения запроса от работника ().
ВАЖНО!
Если у ФНС нет информации за запрашиваемый период, то справочную информацию не сформируют.
Справка, подписанная усиленной электронной подписью сотрудника ФНС, имеет юридическую силу по аналогии с бумажной. Электронный документ без подписи такой силы не имеет и пригодится только для справочной информации самому налогоплательщику. А подписанный электронный документ заявитель сможет прикрепить к налоговой декларации при получении вычета или отправить в банк для оформления кредита.
Введена ли новая форма 2-НДФЛ в 2022-2023 годах?
Для отчетности за 2022 год справки о доходах составляются по формам, утвержденным приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Отметим, что данный приказ редактировался в соответствии с Приказом от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845@, а в 2023 г., начиная с отчетности за 1 квартал 2023 г., нас ждет еще одна его обновленная редакция в соответствии с Приказом от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@.
При этом форм две:
- Форма, сдаваемая в ФНС. Теперь она является приложением к расчету 6-НДФЛ за налоговый период — год, в ней отображаются сведения о доходах и вычетах работника в помесячной разбивке.
- Форма, выдаваемая работникам, из Приложения 4 к Приказу ЕД-7-11/753@.
Подробно об изменениях в НДФЛ-отчетности с 2023 года читайте в Типовой ситуации от экспертов «КонсультантПлюс». Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Что такое справка 2-НДФЛ
НДФЛ расшифровывается как «налог на доходы физических лиц». Документов, связанных с этим налогом, несколько, поэтому они для большей понятности пронумерованы цифрами от 1 до 5. Большинство из них нужно в основном предпринимателям и владельцам собственного бизнеса: таким образом бизнесмен отчитывается в налоговую об обязательных выплатах. Однако 2-НДФЛ может пригодиться и физическому лицу. Это справка, сообщающая о доходах человека, которые облагаются налогом, например информация о его зарплате. Этот документ показывает, сколько денег человек получил за определенный период и каков размер обязательных налогов, которые он выплатил со своего дохода. Справка подтверждает материальный уровень человека и отображает, какую сумму тот получает ежемесячно.
Различия между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ и 6-НДФЛ
Несмотря на схожесть названий, разница между типами отчетности с аббревиатурой НДФЛ очень большая.
Признак | 2-НДФЛ | 3-НДФЛ | 6-НДФл |
---|---|---|---|
Кто подает | Работодатель по каждому получателю Сотрудник или любое физическое лицо по требованию | ИП, получатели доходов, по которым не были произведены удержания, кандидаты на налоговый вычет | ИП, получатели доходов, по которым не были произведены удержания, кандидаты на налоговый вычет |
Период подачи | Работодатель: Ежегодно Физическое лицо: По необходимости | Годовая | Квартальная |
Тип документа | Справка | Декларация | Расчет обязательств |
Контрольные соотношения основываются на сопоставлении кодов начислений и вычетов по данным 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. При подаче декларации 3-НДФЛ налоговики сверят заявленные суммы подоходного с данными, переданными работодателями.
Сколько действует справка 2 НДФЛ
Период, в который полученный документ будет являться действительным, законодательно не установлен. Поэтому его срок может быть различным, и зачастую оговаривается той организацией, куда нужно предоставить справку.
К примеру, для получения кредита разные банки выдвигают неодинаковые требования к сроку действия формы – от 7 до 30 дней. Период, за который должна быть отражена зарплата, также может разниться. В некоторых кредитных компаниях он составляет 1 год, в других – 3 или 6 месяцев.
Пример из жизни:
Булановы решили провести отпуск в Турции, поэтому оформили в Сбербанке потребительский кредит на 300 тысяч рублей. Специалист банка предупредил, что нужна справка о доходах за 6 месяцев. Срок ее действия был озвучен в 1 месяц. Отдохнув в Турции и выплатив кредит, через год семья собралась купить квартиру и обратилась в Сбербанк за ипотекой. При подготовке пакета документов Булановы взяли по месту работы справки 2 НДФЛ за предыдущие полгода. Но оказалось, что этого недостаточно. Чтобы получить ипотечный кредит, супругам пришлось запрашивать новые бланки с зарплатой за 12 месяцев, притом срок действия документа истекал не через месяц, а уже через 10 дней.
При подаче документов в ИФНС для возврата суммы уже уплаченного налога на доходы физлиц, справка действительна 3 года. То есть в 2020 году можно вернуть часть средств, потраченных на покупку недвижимости, лечение или обучение, за 3 предыдущих года: 2019, 2018 и 2017 годы.
При обращении в визовый центр, как правило, документ требуется за полгода, действителен он в течение 1 месяца.
При постановке на учет в Центр занятости, справка с предыдущего места работы с данными о заработной плате за 3 последних месяца также будет годна в течение 30 дней.
Отдел опеки и попечительства для установления опекунства или усыновления принимают форму 2 НДФЛ, выданную не раньше месяца назад. При этом требуется отразить доходы за 12 месяцев.
Если срок действия справки истек, работник может попросить еще один экземпляр в бухгалтерии по месту службы.
У кого можно получить справку 2-НДФЛ
На данный момент справку 2-НДФЛ можно получить несколькими способами:
- У работодателя. Согласно статье 62 ТК РФ, обязанность по выдаче сотрудникам информации о доходах лежит на работодателе, при этом срок оформления документа не должен превышать трех рабочих дней. Для получения справки необходимо обратиться к непосредственному руководителю или в бухгалтерию, зачастую требуется написать заявление на имя руководителя организации или главного бухгалтера, в котором следует указать, за какой период нужна информация, а вот цель получения справки вы указывать не обязаны.
- Через портал «Госуслуги». Для этого необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале. В личном кабинете в разделе «Справки и выписки» есть услуга «Справка о доходах по форме 2-НДФЛ». Она будет сформирована в электронном виде, при необходимости ее можно распечатать. Услуга бесплатная.
- Через личный кабинет на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС). Для этого необходимо зарегистрироваться в личном кабинете или пройти авторизацию через «Госуслуги» (нужна подтвержденная учетная запись). Для создания документа необходимо открыть раздел «Налог на доходы физического лица», затем зайти в подпункт «Сведения о справках 2-НДФЛ» и выбрать интересующий период. Справка доступна в виде файлов в формате .pdf и .xml, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью ФНС России (такой документ имеет полную юридическую силу). Услуга бесплатная.
При получении справки 2-НДФЛ через портал «Госуслуги» или сайт ФНС данные за предыдущий год можно получить не ранее 1 апреля текущего года.
Как заполнить реестр сведений о доходах к 2-НДФЛ?
К справкам за 2022 год и последующие периоды, подаваемым в составе 6-НДФЛ, никаких реестров формировать не нужно.
Реестр сведений о доходах к 2-НДФЛ формировался ранее – до 2021 г., если справки сдавались в ИФНС на бумаге или в электронном виде на диске или флеш-накопителе. Если отчетность подавалась в электронном виде по ТКС, реестр сведений о доходах формировала ФНС.
Форма и порядок предоставления реестра были утверждены приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Реестр представлял собой сводную таблицу, содержащую информацию:
- о предоставляемых справках по номерам;
- Ф. И. О. и дате рождения человека, которому уплачивался доход по каждой справке.
Поэтому самым простым алгоритмом формирования реестра вручную был такой:
- подготовить справки по всем, кому производились выплаты;
- пронумеровать справки;
- заполнить шапку реестра;
- внести в таблицу необходимые данные из справок в порядке нумерации.
Если вдруг понадобится такой реестр, то его бланк и образец можно найти в публикации «Реестр 2-НДФЛ 2021 (скачать бланк)».
Исправление ошибок
Если справочные документы в составе расчета 6-НДФЛ содержат ошибку, то налоговый агент оформляет уточненную форму. В поле «№» необходимо указать номер первоначальной справки (в которой была допущена ошибка). Дату оформления ставят текущую. В поле «Номер корректировки» надо указать код 01 или 02 и т. д. (в зависимости от того, какая по счету корректировка).
ВАЖНО!
Если в справочном документе допущена ошибка, то сдается полная уточненная форма 6-НДФЛ, а не один лист. Если исправления вносятся только в расчет 6-НДФЛ, то подавать в составе корректировки справки по налогоплательщикам не требуется.
Как выглядит справка 2-НДФЛ
Справка 2-НДФЛ имеет машиноориентированную форму и предназначена для работодателей, которые отчитываются на бумаге. Новая форма должна ускорить процесс обработки данных, так как позволит автоматизировать сканирование, распознавание и оцифровку полученных справок.
Справка о доходах и суммах налога физического лица в 2021 году состоит из двух частей:
- «Справка о доходах и суммах налога физического лица» включает сведения о налоговом агенте и четыре раздела:
- Раздел 1. «Данные о физическом лице — получателе дохода». Заполните Ф.И.О., ИНН, статус налогоплательщика, код страны, паспортные данные.
- Раздел 2. «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода». Введите ставку налога, общую сумму облагаемого по ней дохода, выделите налоговую базу, укажите исчисленную и удержанную сумму налога.
- Раздел 3. «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты». Укажите код вычета и сумму, дополнительно впишите данные об уведомлении.
- Раздел 4. «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога». Укажите сумму дохода, с которого не удержали налог, и саму неудержанную сумму.
2. Приложение к справке «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода». Укажите номер справки, отчетный год 2021, ставку налога и заполните данные по месяцам.
Теперь вы имеете представление о том, как выглядит справка 2-НДФЛ, осталось упомянуть о некоторых нюансах, касающихся ее представления.
Например,о том, что справка 2-НДФЛ за 2020 год должна была быть направлена работодателем в налоговые органы до 1 марта 2021 года. Отчетным периодом при этом является календарный год, то есть период времени с 01.01.2020 по 31.12.2020.
За получением справок 2-НДФЛ за прошлые годы вы вправе обратиться только в том случае, если в указанный период вами фактически осуществлялась трудовая деятельность по договору и, соответственно, вы являлись налогоплательщиком.
Частые ошибки при заполнении справки 2-НДФЛ
Справку 2-НДФЛ следует заполнять без помарок и исправлений, в случае ошибки потребуется заполнять бланк заново. Заполнение справок осуществляется в соответствии с рекомендациями по заполнению формы 2-НДФЛ «Справка о доходах физических лиц за 20__ год», утвержденными приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (ред. от 14.11.2013).
Самые частые ошибки при заполнении:
• Незаполнение сведений по невнимательности, описки в цифрах, соответствующих суммам начислений и вычетов.
• Неправильное написание Ф. И. О., паспортных данных работника или человека, составлявшего справку.
• Неверное заполнение поля «Статус налогоплательщика».
• Несоответствие ставки налогообложения статусу налогоплательщика.
• Отсутствие подписи налогового агента, заполнявшего форму.
• Документ подписан черной ручкой (по правилам документ подписывается только синей ручкой).
• Проставление печати в произвольном месте (печать проставляется только в специально отведенном месте, не перекрывая подпись).
• Внесение даты в неверном формате (не «день-месяц-год», а «месяц-день-год»).
• Искажение признаков и кодов (код вычета не соответствует коду дохода).
• Указание кода ОКТМО, не соответствующего коду ОКТМО, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации.
• Неверное заполнение поля «Признак» справки.
Важно! Если персональные данные физического лица изменились уже после того, как была сдана по нему справка 2-НДФЛ, это не будет считаться ошибкой и подавать корректировку не нужно (письмо ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889@)